Cookies

Cookie-Nutzung

Papier und Schreibgeräte – Ratgeber rund um Bürobedarf

Schreibgeräte und Papier Papier wird täglich in jedem Büro gebraucht und ist der wohl wichtigste Bestandteil am Bürobedarf. Allerdings gibt es eine riesige Auswahl an verschiedenen Papiersorten, Einsatzzwecken und Stärken. Unsere Ratgeber helfen dir bei den gängigen Formaten weiter und informieren über weitere Büroartikel, wie Versandtaschen, Briefumschläge oder Schreibgeräte. Lerne hier die Einzelheiten kennen, auf die es im Alltag ankommt!
Besonderheiten
  • verschiedene Papiersorten
  • genaue Verwendungszwecke
  • Formate und Zubehör
  • Infos über Schreibgeräte

Die große Papier-Vielfalt – Sorten und Einsatzbereiche

Das passende Papier ist bei der großen Auswahl nicht leicht zu finden. Grundsätzlich hängt die Papiersorte im vom Verwendungszweck und den technischen Gegebenheiten ab. Welcher Drucker wird verwendet und um welche Art von Dokumenten soll es sich handeln? Neben dem klassischen weißen Kopierpapier gibt es farbige Variante oder recyceltes Papier in einem etwas dunkleren Ton. Darüber hinaus gibt es verschiedene Größen, wie DIN A3 oder DIN A4 sowie unterschiedliche Stärken. Sollen nur einfache Dokumente ausgedruckt werden oder bist du auf echte Fotoqualität angewiesen? In den folgenden Abschnitten wollen wir dir die wichtigsten Papiersorten kurz vorstellen und die Auswahl besser eingrenzen.

Die verschiedenen Papierarten – von Kopierpapier bis Multifunktionspapier

Das richtige Papier orientiert sich am jeweiligen Einsatzzweck und an den Voraussetzungen, die es zu erfüllen gibt. In den meisten Büros kommt weißes Universal-Papier zum Einsatz, das sowohl zum Kopieren als auch zum Drucken verwendet werden kann. Manchmal gibt es aber speziellere Anforderungen, bei denen sich andere Arten besser eignen. Folgende Auswahl ist möglich:

SorteDetails
Weißes KopierpapierSchlichtes Druckerpapier in der Farbe weiß, wird auch zum Kopieren und für universelle Aufgaben im Büro eingesetzt. Besonders günstig kommst du deshalb beim Kauf von großen Mengen. Sämtliche Faxgeräte, Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker können mit diesem Papier ausgestattet werden. Es gibt aber auch Spezialgeräte, die nicht mit jedem weißen Papier funktionieren.
Farbiges KopierpapierDas farbiges Papier ist bereits in kleineren Mengen zu haben und kommt nicht so häufig zum Einsatz. Verschiedene Farbabstufungen sind möglich, wenn beispielsweise Einladungen verschickt werden oder bestimmte Dokumente kenntlich gemacht werden sollen. Außer der Farbe sind die Eigenschaften mit dem weißen Kopierpapier ähnlich.
FotopapierFür brillante Ausdrucke wird gern Fotopapier verwendet. Die Auswahl unterscheidet sich ähnlich dem Kopierpapier nach dem Laserdrucker oder InkJet-Drucker. Die spezielle Beschichtung sorgt für ein leichtes Trocknen der Farben, sodass diese nicht mehr verwischt werden können. Außerdem sind scharfe Konturen möglich.
UmweltpapierUmweltpapiere bestehen auf Altpapier, Kartonagen oder Pappe und sind daher besonders umweltfreundlich. Die Blätter sind zu 100 % aus recyceltem Material hergestellt und zudem eine günstige Variante zum weißen gebleichten Papier. Die Produkte sind an der Auszeichnung „Blauer Engel“ zu erkennen. Die Oberfläche besitzt durch das Recyceln eine leichte Struktur und der Weißegrad ist in unterschiedlichen Helligkeiten zu bekommen.

Darüber hinaus gibt es noch viele Spezialpapiere, die beispielsweise für Einladungskarten oder Grußkarten zum Einsatz kommen. Auch Großformatdrucker müssen mit einem besonderen Papier gefüttert werden. Hier unterscheidet man nach:

  • Designpapier,
  • Plotterpapier
  • Endlospapier
  • Transparentpapier
Hinweis: Bei jedem Papier handelt es sich um ein Naturprodukt. Für die besten Ergebnisse und eine problemlose Verarbeitung muss das Papier immer trocken und bei etwa 20°C gelagert werden.

Das richtige Papierformat – DIN A4 und Co.

Papiergrößen sind vom Deutschen Institut für Normung kategorisiert worden und in jedem Büro einheitlich. Das Verhältnis zwischen Breite und Höhe ist bei den zahlreichen Papierformaten immer gleich. Zu den wichtigsten Größen gehören:

  • DIN A5 – 148 cm x 210 cm
  • DIN A4 – 210 cm x 297 cm
  • DIN A3 – 297 cm x 420 cm

Meist ist eine Abhängigkeit der Formate zu erkennen. So ergeben beispielsweise zwei an der breiten Seite aneinandergelegte DIN A5 Blätter die Größe DIN A4. Die jeweils kleinere DIN ist also nur halb so groß, wie die Norm davor. Darüber hinaus gibt es Überformate, wie DIN A3+ und DIN A4+. Sie sind eher für die Druckbranche interessant aufgrund der Beschnittzugabe.

Papiergewicht und Papierstärke – gemessen in g/m²

Das Papiergewicht oder auch die Papierstärke gibt an, wie viel Flächengewicht pro Quadratmeter vorliegt. Gängige Stärken sind zwischen 60 g/m² und 300 g/m² zu finden und eignen sich für folgende Einsatzbereiche:

PapiergewichtEinsatzbereich
60 g/m²Für E-Mails und Faxnachrichten
70-75 g/m²Für Massenausdrucke und Serienbriefe
80 g/m²Standardgewicht für Geschäftsbriefe
Multifunktional für die tägliche Anwendung
90 g/m²Ideal zum beidseitigen Druck
100-110 g/m²Für hochwertige Korrespondenzen als Aushängeschild
120-210 g/m²Für Deckblätter und großflächige Farben
Hinweis: Das Papiergewicht spielt nicht nur für die Verarbeitung oder die Optik eine wichtige Rolle. Es ist außerdem ausschlaggebend für die Kosten im Postversand.

Weitere Papiereigenschaften – beidseitig bedruckbar

Manche Papiersorten bringen besondere Eigenschaften mit sich, die zum Beispiel mit einem bestimmten Druckverfahren harmonieren können. Die Papier für Tintenstrahldurcker sind mit einer leicht porösen Oberfläche ausgestattet, damit die Tinte schnell trocknet und nicht verwischt wird. Farblaser-Papiere wiederum erreichen eine besonders gute Fotoqualität. Darüber hinaus gibt es Papiere, die auf beiden Seiten speziell beschichtet sind. Somit sind gleichmäßige Druckeigenschaften auf beiden Seiten garantiert. Teilweise sind Vorder- und Rückseite noch durch eine Trennschicht gesichert, damit die Tinte nicht durchkommt. Es gibt selbstdurchschreibende Papiere, die beispielsweise eine Unterschrift oder auch wichtige Daten auf einem Vordruck darunter übertragen. So muss beispielsweise vom Lieferschein keine Kopie gezogen werden, sondern zwei oder mehrere Ausfertigungen stehen direkt zur Verfügung.

Neben den Eigenschaften spielen die Packungseinheiten eine wichtige Rolle. Als Standard gehören in eine Packung Kopierpapier 500 Blatt. In großen Kartons werden bis zu 2.500 Blatt angeboten, mit 5 Packen Papier. Nur Spezialpapiere oder Fotopapiere sind in einer geringeren Packungseinheit zu bekommen.

Die Prüfsiegel – ECF bis Holzfrei

PrüfsiegelBedeutung
Blauer Engel
  • Umweltzeichen für umweltschonende Produkte
  • meist bei recyceltem Papier zu finden
  • aus 100 % Altpapier hergestellt
  • geringer Wasser- und Energieverbrauch bei Herstellung
ECF
  • Papier ohne Elementarchlor
  • zum Bleichen wird nur Chloroxid verwendet
  • Abwasser wird nicht belastet
  • wird in den meisten Fabriken angewandt
TCF
  • Papier komplett chlorfrei
  • nur Sauerstoff zum Bleichen erlaubt
  • besonders umweltfreundlich
EU-Blume
  • Besonders schonende Herstellung
  • frei von Hilfschemikalien
  • keine giftigen Inhaltsstoffe
PEFC
  • Internationales Zertifizierungssystem
  • nachhaltiger Schutz der Wälder
  • Einhaltung spezieller Standards
Nordic Swan
  • Umweltzeichen aus Skandinavien
  • besonders ökologische Herstellung
  • geringer Energieverbrauch
Nachhaltige Forstwirtschaft
  • Umweltfreundliche und sozialverträgliche Herstellung
  • aus kontrolliertem Anbau gewonnen

Bekannte Marken – von HP bis Xerox

Es gibt viele verschiedene Marken an Kopierpapier oder allgemeinem Bürobedarf. Dabei haben sich einige Firmen spezielle ausgerichtet, beispielsweise auf das Fotopapier. Andere bieten neben dem reinen Kopierpapier auch Versandtaschen und Briefumschläge an. Manche Druckerhersteller haben für ihre Geräte wiederum eigenes Papier entwickelt, das mit den Geräten am besten harmoniert. Zu den bekanntesten Herstellern gehören deshalb:

  • Color Copy
  • Discovery
  • IBM
  • HP
  • MultiCopy
  • Rainbow
  • Jump
  • Cool Paper
  • Xerox
  • Canon
  • Epson

Briefumschläge und Versandmaterialien – die Unterschiede

Briefe und Unterlagen müssen natürlich zuverlässig an den Empfänger übergeben werden können. Für diesen Zweck sind Briefumschläge, Versandtaschen und weitere Materialien wichtig. Auch hier unterscheiden sich wieder Formate und vor allem die Verschlussmöglichkeiten. In den folgenden Abschnitten wollen wir mehr auf diese einzelnen Punkte eingehen und dir die Auswahl etwas erleichtern.

Ausführungen und Materialien – für einen sicheren Transport

Briefumschläge und Versandtaschen haben beide die gleiche Aufgabe: sie müssen den Inhalt möglichst schützen und den Originalzustand der Dokumente bewahren. Es gibt aber grundlegende Unterschiede und nicht jeder Kuvert ist für jeden Brief geeignet. Ein wesentliches Erkennungsmerkmal ist die Verschlusslasche. Briefumschläge haben den Verschluss immer auf der langen Seite. Bei Versandtaschen und großen Kuverts ist die Öffnung an der kurzen Seite angebracht. Sie sind deutlich größer, sodass die Dokumente nicht geknickt werden müssen.

Daneben spielen die Materialien und auch die Gestaltung eine wichtige Rolle. So gibt es Briefumschläge mit Fenster, die nicht extra beschriftet werden müssen. Neben den klassischen weißen Umschlägen sind auch marmorierte Varianten für spezielle Schreiben beliebt. Darüber hinaus gibt es themenbezogene Prints, beispielsweise mit Weihnachtsmotiven.

Versandtaschen bieten eine noch größere Auswahl. Sie können einfach gestaltet sein und besitzen meist eine bräunliche bis gelbliche Farbe. Darüber hinaus gibt es Modelle für besonders viel Inhalt oder mit einer Rückseite aus Pappe, für sehr schwere Dokumente. Gepolsterte Umschläge sind für Waren und andere kleine Güter geeignet.

Die richtigen Formate – nach DIN

Auch Briefumschläge und Versandtaschen gibt es in den unterschiedlichsten Formaten, die nach DIN geregelt sind. Wir wollen dir einen Überblick zu den gängigsten Formaten geben:

ArtenFormatEinsatzbereich
Briefumschläge
  • C6
  • C5
  • C 5/6
  • C 6/5 lang
  • Kompaktbrief
  • B4
  • B6
  • A6, A5 gefaltet, A4 zweimal gefaltet
  • A5, A4 gefaltet
  • Ein Drittel A4, Standard
  • Ein Drittel A4, nur etwas länger
  • A4 zweimal gefaltet
  • C4
  • B6
Versandtaschen
  • C5
  • B5
  • C4
  • B4
  • E4
  • A5, A4 gefaltet
  • C5
  • A4
  • C4
  • B4

Klebemethode und Verschluss – selbstklebend und haftklebend

Bei der Wahl der richtigen Umschläge kommt es ferner auf den Verschluss oder die Klebemethode an. Sie garantiert einen sicheren Transport und sollte sich später natürlich auch leicht öffnen lassen. Folgende Bereiche werden deshalb unterschieden:

  • Selbstklebend: Selbstklebende Umschläge sind besonders einfach anzuwenden. Es ist weder ein Schutzstreifen abzuziehen, noch muss der Bereich befeuchtet werden. Einfach die beiden Laschen zusammenklappen und andrücken. Schon ist der Brief verschlossen. Allerdings ist die Klebedauer nur bis zu einem Jahr angegeben.
  • Haftklebend: Hier ist ein Schutzstreifen vom Klebebereich abzuziehen, um den Brief zu verschließen. Die Klebedauer beträgt bis zu 5 Jahre, wobei immer der Schutzstreifen als Müll übrig bleibt. Auch bei den Klebestreifen gibt es Unterschiede im Leim, die eine bessere Haltbarkeit versprechen.
  • Revelope: Bei diesem Verfahren handelt es sich um eine Mischung aus der selbstklebenden und der haftklebenden Technik. Die selbstklebende Lasche ist einmal mehr umzuschlagen und bietet auch ohne Schutzstreifen eine enorme Sicherheit und lange Klebedauer.
  • Nassklebend: Die traditionellen Kurverts sind nassklebend. Dafür muss die gummierte Schicht erst mit einem Schwamm oder Speichel befeuchtet werden. Nach dem Trocknen ist dann eine Klebedauer von bis zu 5 Jahren zu erwarten. Die Briefe lassen sich nur nicht so leicht wieder öffnen.

Kartons, Pappe und weitere Produkte – ideal zum Verpacken

Der Bürobedarf geht weiter über herkömmliches Kopierpapier und die dazu passenden Umschläge hinaus. Weit gedehnt steht hinter dem Begriff Papier nämlich jegliches Verpackungsmaterial, von Pappen über Kartons bis hin zu Faltschachteln. Selbst Geschenkpapier oder Packpapier kann hier dazu gezählt werden. Um nur einige wichtige Themen anzureißen und dir einen kleinen Überblick zu verschaffen, haben wir folgende Tabelle vorbereitet:

ProduktBesonderheiten
Versandkarton
  • Erfüllt die Standards im Versand
  • orientiert sich an den Maßen der Postvorgaben
  • als Päckchen und Paket geeignet
  • leicht zu verschließen
  • teilweise gefaltet
  • Ware für den Transport gut geschützt
Packpapier
  • Braunes Papier für Verpackungen
  • relativ stabil
  • schützt empfindliche Ware beim Versand
  • als Polsterung im Karton verwendbar
  • als Rolle erhältlich
  • viele Arten und Unterkategorien
pH Papier
  • pH-Wert Bestimmung
  • Messbereich meist pH 1 bis 14
  • mit Skala zum Ablesen
  • einfache Anwendung
  • weniger für Büros geeignet
  • eher für Arztpraxen oder Laborarbeiten
Umzugskartons
  • Robust und stabil konstruiert
  • können leicht gefaltet werden
  • mit zwei Henkeln an der Seite
  • leicht zu beschriften
  • teilweise vorgedruckt zum Ankreuzen
  • Kartondeckel ineinander geschoben als Verschluss
  • auch für Bücher geeignet
Wellpappe
  • Leichtes Gewicht
  • trotzdem sehr stabil
  • ideal für die Verpackungsindustrie
  • biologisch abbaubar und gut recycelbar
  • einseitige bis mehrwellige Wellpappe
  • Stabilität und Gewicht richten sich nach Wellenhöhe
Faltschachteln
  • Müssen erst aufgefaltet werden
  • aus stabilem Karton oder robustem Papier
  • ideal für Päckchen und Pakete
  • Klebverschluss oder Steckverschluss
  • können bedruckt werden
Geschenkverpackung
  • Geschenkpapier oder Geschenkboxen
  • bunt gestaltet
  • verschiedene Motive
  • in allen Größen verfügbar
  • auch themenbezogen für Weihnachten
Stülpdeckelkarton
  • Stabile und schöne Schachteln
  • auch als Geschenkbox geeignet
  • bietet ausreichend Stauraum
  • meist aus umweltfreundlichem Kraftkarton
  • verschiedene Farben vorhanden
  • ideal als Fotobox geeignet

Beliebte Schreibgeräte – Füller und Kugelschreiber

Auf jedem Schreibtisch finden sich eine Vielzahl an Schreibgeräten – je nach persönlichen Vorlieben und Einsatzbereich. Ob zum Markieren, Schreiben, Malen oder Beschriften – der Bereich der Schreibgeräte ist sehr vielfältig was Formgebung und Farben betrifft. Während Fineliner beispielsweise für sehr feines Schreiben und Unterstreichen geeignet sind, sorgen Füller für eine persönliche Note. Kugelschreiber wiederum sind wohl am häufigsten für sämtliche Schreibarbeiten in Verwendung. Doch auch hier muss der Kugelschreiber an den Schreibstil angepasst sein. In den folgenden Abschnitten wollen wir uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Schreibgeräte des täglichen Gebrauchs näher anschauen und dir kurz vorstellen.

Der Füller – als Klassiker bekannt

Der Füller ist ein wahrer Klassiker unter den Schreibgeräten. Er wird mit Tinte gespeist und besitzt eine edle Schreibfeder an der Front. Dadurch sind unterschiedliche Federbreiten und Qualitäten möglich, die das Schriftbild enorm beeinflussen. Von klassisch bis künstlerisch ist hier alles dabei. Manche Modelle besitzen keine Patronen, sondern einen integrierten Tintentank, der mittels Tintenfass wieder aufgefüllt wird.

VorteileNachteile
  • Schöne geschwungene Linien
  • kein Schreibdruck nötig
  • ist korrigierbar
  • individuelles Schriftbild
  • wasserlösliche Tinte
  • Nicht für schnelles Schreiben geeignet
  • können auslaufen
  • Tinte muss erst trocknen
  • sind nicht dokumentenecht

Der Kugelschreiber – als täglicher Allrounder

Kugelschreiber werden auch als Kuli bezeichnet dank seiner Kugelspitze aus Metall. Die Schreibpaste basiert auf Öl, trocknet schnell und kann mit flüssigen Schreibbewegungen aufs Papier gebracht werden. Kugelschreiber sind vor allem als Werbegeschenk sehr beliebt und lassen sich in vielen verschiedenen Farben bedrucken. Vor allem zum Unterzeichnen von Dokumenten werden sie gern verwendet.

VorteileNachteile
  • Schnelles Schreiben möglich
  • sehr robust gebaut
  • sind dokumentenecht
  • Minen halten sehr lange
  • Spitze kratzt nicht auf Papier
  • günstig im Preis
  • Kann nicht entfernt werden
  • Schreibfehler nicht zu korrigieren
  • mit Druck schreiben
  • Schriftbild wirkt weniger ordentlich

Der Tintenroller

Tintenroller scheinen ein guter Kompromiss zwischen einem Füller und einem Kugelschreiber zu sein. Sie verfügen ebenfalls über eine Kugelspitze aus Metall. Diese bringt jedoch normale wasserbasierte Tinte auf das Papier. Da es sich um eine recht dünnflüssige Tinte handelt, ist ein leichtes und gleitendes Schreiben möglich.

VorteileNachteile
  • Erlauben hohen Schreibdruck
  • sind sehr robust
  • meiste Modelle dokumentenecht
  • Tinte trocknet sehr schnell
  • schreibt auch in schräger Lage gut
  • Manche Modelle nicht nachfüllbar
  • Tinte kann noch verwischen

Weitere Schreibgeräte – Fineliner, Gelschreiber und Co.

Darüber hinaus gibt es viele weitere Schreibgeräte, die meist einem bestimmten Einsatzbereich zuzuordnen sind. Überlege dir, welches Schriftbild du wünscht und welche Anforderungen an das Schreibgerät gestellt werden. Bleistifte zum Beispiel gibt es in verschiedenen Härten. Brauchst du eine bestimmte Farbe oder musst du etwas nur leicht hervorheben? Oder soll der Stift vielleicht nur auf einer bestimmten Oberfläche schreiben und sich auf dem Whiteboard wegwischen lassen? Folgende Artikel gehören zu einem gut sortieren Schreibtisch:

  • Fineliner
  • Gelschreiber
  • Bleistifte
  • Permanentmarker
  • Folienstifte
  • Whiteboard-Marker (Flipchart)

Überlege gut, ob der Stift nachfüllbar sein soll oder ob die Schrift gelöscht werden kann. Nicht alle Stifte sind dokumentenecht und lassen sich anschließend noch korrigieren. Permanente Tinte ist wasserfest und lässt sich nur schwer wieder lösen. Andere Schreiber sind wiederum wischfest und lichtbeständig.

Weitere Produkte – Etiketten, Haftnotizen und vieles mehr

Papier, Kartons und Schreibgeräte sind nicht die einzigen Produkte, die im täglichen Bürobedarf zu finden sind. Aktenordner müssen mit Etiketten beschriftet werden. Wichtige Dokumente erhalten Haftnotizen. Außerdem gibt es verschiedene Korrekturmittel, wie Tipp-Ex oder Korrekturstifte. In manchen Büros sind verschiedene Stempel erforderlich. Außerdem dürfen die Sicht- und Prospekthüllen nicht ungenannt bleiben, mit denen du deine Dokumente sicher vor Verschmutzungen schützt.

Fazit – vielseitiger Bürobedarf

Das Thema Bürobedarf ist besonders vielseitig und erstreckt sich über verschiedene Bereiche. Trotzdem erzeugt das Papier den wohl größten Bedarf zum Kopieren, Drucken und Faxen. Passende Briefumschläge und Versandtaschen dürfen ebenso nicht fehlen. Darüber hinaus gehören Kartons und andere Verpackungsmaterialien in diesem Bereich. Wer das richtige Produkt für sich finden will, sollte den Einsatzbereich und die Anforderungen genau kennen. Ebenso sind die Maße wichtig, da es viele verschiedene Größen und Sondergrößen gibt. Abschließend fehlen noch Schreibutensilien im Bürobedarf, die von Kugelschreiber und Füller angeführt werden. Ein gut ausgestatteter Schreibtisch bzw. Büro besitzt einen Bedarf an vielen unterschiedlichen Dingen. Wir hoffen, dir mit einzelnen Ratgeber zu allen Themen die Auswahl etwas zu erleichtern und über die wichtigsten Kaufkriterien aufzuklären. Dabei gehen wir auf beliebte Produkte Kundenmeinungen und interessante Tests näher ein.

Inhaltsverzeichnis

nach oben